月謝袋の集金と未納の管理 ― 現金のままでも困らないやり方

未納が分からなくなる理由

月謝袋は生徒が持ってくるので、受け取った瞬間に記録しないと抜けます。お稽古中は手が離せず、あとでまとめて書こうとして忘れる。兄弟でまとめて持ってくる、翌週に持ってくる、教材代と一緒に入っている、といった例外が重なると、ノートの突き合わせが月末の仕事になります。

記録の仕方を変える

やることは一つで、「受け取ったら、その場で2タップ」です。

• 月初に、全員分の「今月の請求」を先に作っておく。誰がいくらかは、コースと段級から自動で決まるようにする。
• 受け取ったら、その生徒の「入金」を押す。金額は残額が最初から入っているので、確認して押すだけ。
• 未納の一覧は「請求のうち、入金がまだのもの」として自動で出る。月末に突き合わせる作業がなくなる。
• 教材代や試験料は月謝とは別の明細にして、同じ請求に乗せる。袋に一緒に入っていても、どれが払われたかが残る。

声かけを楽にする

未納の一覧から、その生徒の請求を開いて「未納のお知らせ」の文面を作り、LINEに貼って送る流れにすると、気まずさが減ります。文面は「行き違いでお支払い済みの場合はご容赦ください」の一文を入れた丁寧なものにしておきます。

お稽古管理帳の場合

お稽古管理帳は、この流れをそのまま画面にしています。毎月1日に全員分の請求が自動で作られ、今月の画面を開くと未納の生徒が並び、名前の横の「入金」を押すだけで記録できます。案内文は請求の画面からAIが下書きし、コピーしてLINEに貼れます。月額2,000円（税込）、30日間無料。